オフィス移転は、一般の会社員からすると心機一転とも言える大きなイベント。一方、総務担当者などからすると、オフィス移転に伴う仕事はたくさんあり、大変な作業でもあります。では、オフィス移転にはどんな意味があるのでしょう。オフィス移転をする目的とその効果について考えてみましょう。
オフィス移転でまず考えられるのは、オフィスの生産性の向上でしょう。オフィス移転によって業務の効率を上げたり、コストを削減することも可能になります。企業のイメージを向上させたり、社員のモチベーションをアップさせる、といった理由も挙げられます。現在のオフィスの環境などが理由になることも大いにありえます。例えば、オフィスの環境を改善したい、オフィスの立地条件や交通をさらに便利にしたい、といった理由です。あるいは、会社自体の変化が理由になる場合もあるかもしれません。事業を拡大あるいは縮小したり、業態を変える場合にもオフィス移転が考えられるし、あるいは分散していたオフィスを統合する場合もあるでしょう。
オフィス移転の目的や効果を考慮した上で、オフィス移転が決定したら、まずは新オフィスの選定。せっかく移転するのですから、移転してから後悔しないように、事前の調査なども併せて選定は慎重に行いたいものです。
オフィス移転の移転先を決める上で、配慮したいポイントは何でしょう。第一に、立地条件や周辺の環境。主要な交通機関は何があるのか、最寄り駅まではどのくらいあるのか十分に考慮しましょう。もちろん、従業員のために押さえておかなければいけない点でもありますが、来社するお客様や取引先にとっても重要なポイントとなります。従業員が主に車で出社する場合には、駐車場の確保も必要です。この場合も、駐車場スペースはお客様、取引先についても考えておかなければなりません。それから、オフィスの周辺に、従業員が普段利用する機関や店があるかどうか確認します。例えば、銀行や郵便局、飲食店、コンビニエンスストア、そして病院などの有無も見ておきましょう。女性従業員がいて、会社を出るのが夜遅い場合があるのであれば、最寄り駅や駐車場までの安全かどうかも配慮したいところです。
オフィス移転の移転先については、賃貸契約条件の把握はもちろんですが、そのほかオフィス内のスペースも念入りに調べましょう。広さだけでなく、形や高さ、柱の数なども確認したいところです。そして、エレベーターやトイレ、給湯室などといったビル内の設備、ビルの使用時間や休館日、他のテナントの状況、防犯や防災などのセキュリティ面も調査が不可欠です。